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北京國(guó)際貿(mào)易有限公司 尤旭

  摘要：面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，只有實(shí)行精細(xì)化管理，才能提升招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，最終實(shí)現(xiàn)其自身高質(zhì)量發(fā)展。文章闡述了實(shí)施精細(xì)化管理的意義，分析了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)精細(xì)化管理存在的問(wèn)題，并從深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實(shí)施業(yè)財(cái)融合、優(yōu)化招標(biāo)采購(gòu)流程、強(qiáng)化精細(xì)化管理培訓(xùn)等方面提出改進(jìn)措施，以達(dá)到降本增效、增強(qiáng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

  關(guān)鍵詞：招標(biāo)采購(gòu);企業(yè)成本;精細(xì)化管理

  為貫徹“構(gòu)建高水平社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制”的戰(zhàn)略部署，響應(yīng)國(guó)家推動(dòng)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)的號(hào)召，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，精細(xì)化管理變得至關(guān)重要。我國(guó)采用招標(biāo)方式進(jìn)行日常采購(gòu)已超過(guò)20年。隨著招標(biāo)采購(gòu)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的核心地位不斷凸顯，其管理范圍己從最初的采購(gòu)擴(kuò)展至需求管理，預(yù)計(jì)未來(lái)還將涵蓋合同管理。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為采購(gòu)流程中的關(guān)鍵角色，對(duì)眾多企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展有重要影響。因此，其必須緊隨時(shí)代發(fā)展，以專(zhuān)業(yè)視角全面審視招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程，深化精細(xì)管理，推動(dòng)精細(xì)化管理與招標(biāo)采購(gòu)的深度融合。這有助于推動(dòng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從粗放式管理轉(zhuǎn)向高質(zhì)量、高效率的管理模式，促進(jìn)企業(yè)管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

  實(shí)施精細(xì)化管理的意義

  精細(xì)化管理概念最早出現(xiàn)于20世紀(jì)50年代，是對(duì)傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理方式的進(jìn)一步深化和完善。其管理目的是盡量減少企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本和所需資源，將管理目標(biāo)具體化和明確化，確保各個(gè)目標(biāo)能夠落實(shí)和執(zhí)行到位，從而提升企業(yè)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

  當(dāng)今社會(huì)對(duì)招投標(biāo)工作提出了更高要求，招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的資源整合對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。隨著我國(guó)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深化和企業(yè)戰(zhàn)略升級(jí)的推進(jìn)，部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)模式未能與時(shí)俱進(jìn)，在質(zhì)量把控土略顯松散，且招標(biāo)范圍相對(duì)局限，招標(biāo)目的仍然是完成任務(wù)。

  目前，部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開(kāi)始嘗試采取比傳統(tǒng)的粗放管理方式更為全面和系統(tǒng)的精細(xì)化管理方式，以提升其運(yùn)營(yíng)水平和運(yùn)營(yíng)效率。然而，在實(shí)施過(guò)程中，一些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)并未根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行精細(xì)化管理，仍然存在管理混亂、配套體系不完善等問(wèn)題。精細(xì)化管理得不到充分實(shí)施，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展也達(dá)不到預(yù)期效果。而精細(xì)化管理要求系統(tǒng)化、精細(xì)化設(shè)計(jì)招標(biāo)流程，只有流程合理、靈活，每一個(gè)步驟的設(shè)計(jì)足夠詳細(xì)，對(duì)參與其中的人員職貴和工作內(nèi)容有明確規(guī)定，以及應(yīng)急預(yù)案足夠細(xì)致，才能有效提高工作效率，并有助于降低流標(biāo)、廢標(biāo)概率，減少人力和物力資源浪費(fèi)。

  精細(xì)化管理存在的問(wèn)題

  缺乏精細(xì)化管理理念

  首先，部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)精細(xì)化管理缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，因此，在具體操作過(guò)程中，往往對(duì)各項(xiàng)管理工作開(kāi)展得不夠精細(xì)，進(jìn)面影響了其經(jīng)營(yíng)效率。其次，部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)缺少對(duì)精細(xì)化管理工作人員的培訓(xùn)與教育，使其不清楚精細(xì)化管理的具體操作與執(zhí)行方式，因此，在實(shí)踐中很難進(jìn)行有效的精細(xì)化管理、最后，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，還必須有相應(yīng)的硬件和技術(shù)支撐，然面，由于資金和技術(shù)創(chuàng)新的局限，不少招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)未能達(dá)到開(kāi)展精細(xì)化管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，如在數(shù)據(jù)處理、評(píng)估和監(jiān)控等方面存在不足，這在一定程度上阻礙了精細(xì)化管理在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部推廣和應(yīng)用的深度。

  對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)識(shí)不足

  精細(xì)化管理需要基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)支持，如數(shù)據(jù)采集和分析系統(tǒng)。黨的二十大報(bào)告指出:“加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，打造具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的數(shù)字產(chǎn)業(yè)集群?！睌?shù)字化轉(zhuǎn)型既是國(guó)家戰(zhàn)略，也是企業(yè)開(kāi)展精細(xì)化管理不可忽視的重要手段。不只是技術(shù)更新，同時(shí)也是經(jīng)營(yíng)理念、戰(zhàn)略、組織、運(yùn)營(yíng)等企業(yè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域全方位的變革。很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)難以跳出數(shù)字化轉(zhuǎn)型是豐富信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)知，轉(zhuǎn)型思想停留在不斷改進(jìn)和優(yōu)化辦公系統(tǒng)上，依賴(lài)信息部門(mén)推動(dòng)數(shù)字化，沒(méi)有真正上升到機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略層面，導(dǎo)致行業(yè)與數(shù)字化結(jié)合度不高。由于目前市場(chǎng)上尚未出現(xiàn)完全滿(mǎn)足非招標(biāo)業(yè)務(wù)的規(guī)劃和未來(lái)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的數(shù)字化平臺(tái)，與之配套的相關(guān)規(guī)章細(xì)則仍是空白，行業(yè)間數(shù)字信息化系統(tǒng)契合度不高，系統(tǒng)服務(wù)范圍受限，工作效率低下。

  財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化程度不夠

  精細(xì)化財(cái)務(wù)管理是一種注重精確化和規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理方式，通過(guò)對(duì)工作流程的量化和細(xì)化來(lái)提高管理的有效性。這樣的管理方式既可以有效地分配內(nèi)部和外部的資源，又可以保證企業(yè)的管理目標(biāo)和運(yùn)營(yíng)目標(biāo)一致，有效實(shí)施企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃。世界500強(qiáng)企業(yè)、一流國(guó)企、中央部委、各委辦局的出現(xiàn)，對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的時(shí)效性、全面性、差異性要求越來(lái)越高，這就要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)多部門(mén)協(xié)作。雖然很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不斷進(jìn)行信息化投入，但大多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)、主營(yíng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等多為不同品牌、不同廠家的系統(tǒng)。例如，ERP系統(tǒng)(一種整合企業(yè)流程的營(yíng)運(yùn)管理軟件)為適配原南北財(cái)務(wù)軟件而搭建，若更換為某友NC(某友軟件股份有限公司開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)軟件)財(cái)務(wù)軟件，則存在多套系統(tǒng)并行導(dǎo)致相互間數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一的問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)接不及時(shí)，難以形成準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的數(shù)據(jù)鏈。

  招標(biāo)采購(gòu)流程較為粗放

  部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)過(guò)程比較粗放，存在如投訴和質(zhì)疑增多，投標(biāo)人參與人數(shù)偏少，無(wú)故棄標(biāo)等現(xiàn)象，使業(yè)主對(duì)項(xiàng)目的滿(mǎn)意度不斷下降。造成這些問(wèn)題的原因之是項(xiàng)目經(jīng)理前期準(zhǔn)備工作不足，在開(kāi)標(biāo)過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范化程序，對(duì)招標(biāo)文件的制作質(zhì)量不高等。這一切都是因?yàn)檎袠?biāo)代理機(jī)構(gòu)缺少精細(xì)化管理觀念，并未對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)性分析。

  改進(jìn)措施

  深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)降本增效

  隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際，實(shí)施數(shù)字化企業(yè)管理，積極探索管理與人工智能、區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)降本增效。一是通過(guò)科學(xué)的管理模型和數(shù)字技術(shù)幫助招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理層提升管理能力，精準(zhǔn)解決管理中存在的問(wèn)題，提升招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)整體的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。二是借助數(shù)字化的管理方式，打破信息孤島。例如，在成本控制的過(guò)程中，可以通過(guò)數(shù)字化管理和經(jīng)營(yíng)發(fā)展釋放招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人力資源壓力，促進(jìn)人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化;應(yīng)用遠(yuǎn)程與可視化技術(shù)提升管理效率，節(jié)省時(shí)間成本;采用綠色環(huán)保的數(shù)字化辦公手段，減少公司耗材使用量，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和成本動(dòng)態(tài)管控。三是使用云計(jì)算、5G技術(shù)等建設(shè)線(xiàn)上報(bào)名、移動(dòng)支付、電子發(fā)票推送一體化線(xiàn)上標(biāo)書(shū)售賣(mài)模式，利用分析云工具具備的跨系統(tǒng)、跨模塊、跨表單采集數(shù)據(jù)等功能，在確保數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性的同時(shí)，節(jié)約基礎(chǔ)人力成本，從而提升招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益。

  實(shí)施業(yè)財(cái)融合，推進(jìn)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理

  首先，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，就必須有完整的發(fā)展策略和運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，將精細(xì)化管理的理念融入業(yè)務(wù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化操作流程，提升管理的精準(zhǔn)度，加強(qiáng)在預(yù)算控制和內(nèi)部審計(jì)等關(guān)鍵領(lǐng)域的管理，提高數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，為管理人員決策提供參考，提升管理效能。其次，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)以數(shù)字化的新技術(shù)為手段，豐富數(shù)字化轉(zhuǎn)型的模式，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，進(jìn)而推動(dòng)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，搭建金融共享信息平臺(tái)。一些基礎(chǔ)性強(qiáng)、內(nèi)容重復(fù)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)工作，如成本核算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等，都可以借助信息化平臺(tái)進(jìn)行處理。最后，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)突破部門(mén)之間的管理屏障，使不同部門(mén)之間的深度整合成為可能。管理者應(yīng)嚴(yán)格按照精細(xì)化管理原則，對(duì)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，消除各部門(mén)間的財(cái)務(wù)管理壁壘，使業(yè)財(cái)融合效果更好。

  優(yōu)化招標(biāo)采購(gòu)流程，提高招投標(biāo)服務(wù)質(zhì)量

  招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)細(xì)化招投標(biāo)程序，提高各環(huán)節(jié)的管理水平，更好地提升招投標(biāo)工作質(zhì)量。例如，增設(shè)開(kāi)標(biāo)前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，不斷優(yōu)化、改進(jìn)開(kāi)標(biāo)流程。一是對(duì)招標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)嚴(yán)格依照法律法規(guī)的規(guī)定重新審核，并仔細(xì)做好專(zhuān)家評(píng)審工作，收集評(píng)估資料。二是統(tǒng)一管理招標(biāo)資料，并對(duì)其進(jìn)行后期的歸納和分析，對(duì)于不完善的內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充到位，以便之后竣工結(jié)算使用。三是優(yōu)化中標(biāo)公告的發(fā)布過(guò)程，對(duì)投標(biāo)人提出的質(zhì)疑進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)，調(diào)查招標(biāo)人的滿(mǎn)意程度，并對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)一管理，以便為后續(xù)工作的開(kāi)展提供有效支持。四是定期評(píng)估中標(biāo)人的服務(wù)表現(xiàn)，通過(guò)長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)收集和分析，為招標(biāo)人提供翔實(shí)的投標(biāo)人績(jī)效報(bào)告，以確保雙方在未來(lái)合作中的溝通和交流更加順暢。

  強(qiáng)化精細(xì)化管理培訓(xùn)，夯實(shí)人才專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)

  在推行細(xì)化管理的過(guò)程中，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷提升員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合技能，使其從思想上摒棄傳統(tǒng)的粗放型管理模式。首先，應(yīng)通過(guò)各種渠道和方式廣泛宣傳精細(xì)化管理的思想和核心價(jià)值，如舉辦內(nèi)部研討會(huì)，制作教育手冊(cè)，建立內(nèi)部通信平臺(tái)等，使全體員工深刻認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的關(guān)鍵作用。其次，應(yīng)根據(jù)員工的不同級(jí)別和職責(zé)，設(shè)計(jì)定制化的精細(xì)化管理培訓(xùn)項(xiàng)目，依據(jù)員工的具體需求和工作特性開(kāi)展針對(duì)性強(qiáng)的培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的管理意識(shí)，提升員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。最后，可邀請(qǐng)內(nèi)外部專(zhuān)家進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，課程內(nèi)容包括精細(xì)化管理的基本概念、理論框架及實(shí)際操作案例，確保員工能夠全面理解并掌握精細(xì)化管理的理論，從而為精細(xì)化管理的實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)支撐。

  結(jié)語(yǔ)

  在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，實(shí)施精細(xì)化管理有助于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)制定明智而穩(wěn)健的戰(zhàn)略規(guī)劃，提高管理的細(xì)膩程度，從而使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持穩(wěn)健的成長(zhǎng)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)增強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)，深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)，細(xì)化招標(biāo)流程，夯實(shí)人才基礎(chǔ)等，不斷推進(jìn)精細(xì)化管理，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，提升客戶(hù)服務(wù)能力，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)降本增效，創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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責(zé)編:昝妍;編輯:張曼琳