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非公企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)體系的健全與完善

南京協(xié)鑫燃機(jī)熱電有限公司 薛斌

編者按：

 隨著非公企業(yè)快速發(fā)展，招標(biāo)采購(gòu)已成為企業(yè)在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)期、基建期、運(yùn)營(yíng)期不同階段一種常態(tài)化的采購(gòu)方式，本文結(jié)合作者多年在招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域工作實(shí)踐，闡述非公企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和做法，從職能設(shè)計(jì)、流程管理、供應(yīng)商管理、專家?guī)旖ㄔO(shè)等方面提供解決方案。

 近年來(lái)，隨著企業(yè)快速發(fā)展，每年需開(kāi)展數(shù)千項(xiàng)招標(biāo)采購(gòu)工作，涉及采購(gòu)金額數(shù)百億元。面對(duì)如此龐大的招采業(yè)務(wù)量，就管理而言極具挑戰(zhàn)，筆者歷經(jīng)多年實(shí)踐，摸索出一條適應(yīng)本企業(yè)發(fā)展的特色之路。

 一、通過(guò)頂層設(shè)計(jì)，不斷健全和完善招標(biāo)管控體系

 公司現(xiàn)行的“招采分離、分散決策”招標(biāo)管理思路，設(shè)置了“供應(yīng)鏈/招標(biāo)/內(nèi)控/監(jiān)察”四道防火墻，明確各自管理職能，減少在招標(biāo)業(yè)務(wù)上的管理重疊。結(jié)合各級(jí)授權(quán)、放管結(jié)合，在四道防火墻協(xié)同管理基礎(chǔ)上形成了簡(jiǎn)單實(shí)用的管控體系，達(dá)到既要發(fā)展、也要管控、更便于責(zé)任追溯的目的。

 1.明確職能定位

 不斷優(yōu)化招標(biāo)委、招標(biāo)公司、各級(jí)招標(biāo)人及有關(guān)協(xié)同部門(mén)各自的管理職能，圍繞業(yè)務(wù)開(kāi)展各環(huán)節(jié)，明確“什么人做什么事”，權(quán)責(zé)清晰且具可操作性，便于追溯和問(wèn)責(zé)，同時(shí)重點(diǎn)強(qiáng)化各級(jí)供應(yīng)鏈應(yīng)發(fā)揮的職能作用，讓其充分了解市場(chǎng)前沿技術(shù)，掌握市場(chǎng)價(jià)格行情，善于發(fā)現(xiàn)挖掘市場(chǎng)優(yōu)質(zhì)資源，成為“引入競(jìng)爭(zhēng)、降本增效”的組織核心。

 2.優(yōu)化審批流程及授權(quán)

 高層領(lǐng)導(dǎo)要有決斷力，中層領(lǐng)導(dǎo)要有理解力，基層員工要有執(zhí)行力，全面進(jìn)行垂直化管理。流程設(shè)置為縱向極簡(jiǎn)審批流，節(jié)點(diǎn)設(shè)置突出“同不同意做”行政許可批準(zhǔn)職能，發(fā)揮流程簡(jiǎn)潔高效作用；橫向?qū)I(yè)審核不納入流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置，采取線下前置審核把關(guān)方式，審核結(jié)果作為附件報(bào)批行政許可。為防止二次授權(quán)推卸責(zé)任，各級(jí)招標(biāo)人不得對(duì)賦予的審批權(quán)進(jìn)行二次授權(quán)。

 3.造價(jià)控制

 不合理的高價(jià)是引發(fā)徇私舞弊、非法利益輸送的源泉，對(duì)于這些必須以零容忍的態(tài)度嚴(yán)厲打擊；同時(shí)對(duì)最低價(jià)中標(biāo)問(wèn)題也要辯證對(duì)待，盡管不鼓勵(lì)，遇到實(shí)際做法也不限制。招標(biāo)的目的就是通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)獲取高性價(jià)比，結(jié)合工作實(shí)踐看，合理低價(jià)中標(biāo)不在少數(shù)，也是大多數(shù)招標(biāo)人所欣賞的，但需要排除惡意低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)嫌疑。與此同時(shí)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)標(biāo)前預(yù)算應(yīng)發(fā)揮的指導(dǎo)價(jià)值，明確規(guī)定沒(méi)有預(yù)算的項(xiàng)目一律不允許實(shí)施招標(biāo)；重大投資建設(shè)項(xiàng)目必須編制執(zhí)行概算來(lái)指導(dǎo)招標(biāo)，不允許本末倒置，嚴(yán)禁借用招標(biāo)結(jié)果滯后填補(bǔ)概算；同時(shí)須編制工程量清單及標(biāo)底，并經(jīng)其上級(jí)主管部門(mén)組織審核后方能組織招標(biāo)。

 本著“責(zé)、權(quán)、利”對(duì)等原則，由項(xiàng)目實(shí)施主體的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組綜合評(píng)判結(jié)果合理性。對(duì)于重大偏離或超出預(yù)算的招標(biāo)結(jié)果，按管理隸屬關(guān)系，由其上級(jí)主管部門(mén)予以追加認(rèn)定，根據(jù)內(nèi)控部門(mén)授權(quán)劃分可直至招標(biāo)委層面予以裁定；對(duì)脫離市場(chǎng)行情等人為因素造成的預(yù)算不準(zhǔn)確情況，將追究有關(guān)人員責(zé)任。

 4.業(yè)務(wù)開(kāi)展的管控與服務(wù)

 多年經(jīng)驗(yàn)證明，僅靠招標(biāo)環(huán)節(jié)是不能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)優(yōu)化的，各級(jí)管理者應(yīng)清醒認(rèn)識(shí)到招標(biāo)是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)化工作，必須依靠高質(zhì)量的標(biāo)前準(zhǔn)備來(lái)支撐，諸如對(duì)項(xiàng)目外部市場(chǎng)行情和投標(biāo)資源的了解，對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)儲(chǔ)備及相關(guān)資料準(zhǔn)備，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)設(shè)計(jì)科學(xué)合理的評(píng)標(biāo)細(xì)則、定標(biāo)原則，謀劃精準(zhǔn)有效的商務(wù)談判策略等，因此要求各級(jí)管理者對(duì)招標(biāo)工作必須從源頭抓起，提高思想認(rèn)識(shí)站位，建立標(biāo)前工作質(zhì)量制度層面追責(zé)機(jī)制。

 本著“管控與服務(wù)并舉，注重實(shí)效”的原則，提供招標(biāo)服務(wù)的同時(shí)重點(diǎn)突出業(yè)務(wù)把關(guān)職能。在源頭階段介入業(yè)務(wù)把關(guān)，幫助招標(biāo)人提高工作效率，重點(diǎn)強(qiáng)化標(biāo)的技術(shù)管理，甄別設(shè)計(jì)規(guī)范合理性，對(duì)于成熟業(yè)態(tài)的傳統(tǒng)招標(biāo)項(xiàng)目，下屬各產(chǎn)業(yè)板塊盡可能統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范，避免不同區(qū)域相同業(yè)態(tài)的同類招標(biāo)項(xiàng)目在技術(shù)需求上各自為政或設(shè)置門(mén)檻尋租或制約公平競(jìng)爭(zhēng)。在管控方面，注重管控實(shí)效，不懼權(quán)貴敢于管理，嚴(yán)厲打擊串標(biāo)、圍標(biāo)及各類違規(guī)違紀(jì)行為；對(duì)不合理的評(píng)標(biāo)，當(dāng)場(chǎng)提出質(zhì)疑；對(duì)不合理的定標(biāo)，有權(quán)干預(yù)直至糾偏。加大上門(mén)服務(wù)頻次，服務(wù)至現(xiàn)場(chǎng)，管控在現(xiàn)場(chǎng)。

 5.供應(yīng)商管理

 無(wú)人投標(biāo)，招標(biāo)無(wú)從談起；被動(dòng)投標(biāo)，結(jié)果不會(huì)理想。為解決庫(kù)內(nèi)資源匱乏制約競(jìng)爭(zhēng)、投標(biāo)資源參差不齊不在同一平臺(tái)、定向議標(biāo)或流標(biāo)頻次過(guò)高、發(fā)生權(quán)力尋租滋生違規(guī)腐敗案件、投標(biāo)人“老面孔”之間圍標(biāo)、串標(biāo)等棘手問(wèn)題，需要對(duì)庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商全面實(shí)施有效動(dòng)態(tài)管理。本著“鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)、寬進(jìn)嚴(yán)出、優(yōu)勝劣汰、動(dòng)態(tài)管理”原則，在日常招標(biāo)工作開(kāi)展中，發(fā)現(xiàn)投標(biāo)供應(yīng)商涉嫌串標(biāo)、圍標(biāo)、棄標(biāo)、悔標(biāo)、不履約合同等不誠(chéng)信行為，核實(shí)無(wú)誤清理出庫(kù)；對(duì)邀請(qǐng)不響應(yīng)投標(biāo)或僅投標(biāo)不中標(biāo)的供應(yīng)商，達(dá)到一定期限清理出庫(kù)，降低圍標(biāo)串標(biāo)概率，后續(xù)尋源補(bǔ)充入庫(kù)，確保庫(kù)內(nèi)投標(biāo)資源充足，流水不腐，增加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)活力。

 對(duì)于中標(biāo)供應(yīng)商，采取“一標(biāo)一評(píng)價(jià)”機(jī)制，使得有問(wèn)題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決，減少后續(xù)扯皮，便于及時(shí)追責(zé)，從根本上保障項(xiàng)目順利實(shí)施，防范風(fēng)險(xiǎn)和損失，避免“亡羊補(bǔ)牢”，介入補(bǔ)救為時(shí)偏晚。對(duì)物資類標(biāo)的評(píng)價(jià)，分到貨和質(zhì)保期滿兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)評(píng)價(jià)；對(duì)咨詢服務(wù)類標(biāo)的評(píng)價(jià)，以成果交付為評(píng)價(jià)時(shí)間節(jié)點(diǎn)；對(duì)工程類標(biāo)的評(píng)價(jià)，以工程序時(shí)進(jìn)度50%和竣工驗(yàn)收作為評(píng)價(jià)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。嚴(yán)禁批量化、周期化、回顧性“拍腦袋”評(píng)價(jià)。在供應(yīng)商管理門(mén)戶系統(tǒng)中搭建反饋渠道，留有痕跡便于責(zé)任追究。

 6.評(píng)委及專家?guī)斓慕ㄔO(shè)

 為了改善評(píng)標(biāo)工作的公平、公正性，明確由招標(biāo)委協(xié)同科技委員會(huì)組建專家?guī)?，不斷充?shí)庫(kù)內(nèi)評(píng)標(biāo)專家資源；在具體招標(biāo)項(xiàng)目評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成結(jié)構(gòu)上，明確評(píng)委隨機(jī)抽取征調(diào)機(jī)制、問(wèn)責(zé)機(jī)制。

 7.條線隊(duì)伍的建設(shè)

 闡明招標(biāo)工作“人是第一要素”，必須嚴(yán)把業(yè)務(wù)源頭用人關(guān)，將人員的企業(yè)忠誠(chéng)度、工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力作為必備條件，定期考核，擇優(yōu)使用，以此加強(qiáng)條線隊(duì)伍建設(shè)；根據(jù)需要，輪崗交流。明確招標(biāo)委對(duì)條線主要人員的任命具有使用建議權(quán)；對(duì)評(píng)估不稱職的，具有一票否決權(quán)。

 8.檢查與問(wèn)責(zé)機(jī)制

 根據(jù)招標(biāo)委授權(quán)，標(biāo)后不定期安排人員深入現(xiàn)場(chǎng)檢查合同履約執(zhí)行情況，主要檢查實(shí)際執(zhí)行與招標(biāo)結(jié)果的一致性，內(nèi)容包括合同簽訂和招標(biāo)結(jié)果的一致性、合同實(shí)際執(zhí)行與合同簽訂內(nèi)容的一致性以及中標(biāo)方履約情況現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查摸底，主要依據(jù)供貨/服務(wù)及時(shí)性、準(zhǔn)確性、質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，形成業(yè)務(wù)管控的全流程管理閉環(huán)。重點(diǎn)查處是否存在“以大拆小”規(guī)避招標(biāo)的違規(guī)行為，對(duì)檢查出的問(wèn)題督促整改，造成后果的移交監(jiān)察部門(mén)問(wèn)責(zé)。

 二、擴(kuò)大集中招標(biāo)范圍，減少相同標(biāo)的重復(fù)招標(biāo)頻次

 除新業(yè)態(tài)和研發(fā)項(xiàng)目外，對(duì)成熟業(yè)態(tài)的招標(biāo)項(xiàng)目盡可能形成模塊化典型設(shè)計(jì)。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上擴(kuò)大集中招標(biāo)范圍，暫不具備也無(wú)須矯枉過(guò)正。通過(guò)加大籌碼吸引競(jìng)爭(zhēng)，一次招標(biāo)，結(jié)果共享。減少了重復(fù)招標(biāo)頻次，也相當(dāng)于變相減少了舞弊犯錯(cuò)的機(jī)會(huì)，同時(shí)也有利于減少招標(biāo)投標(biāo)雙方在人力、物力及時(shí)間資源上的成本支出。針對(duì)各下屬項(xiàng)目公司日常發(fā)生的零星物資采購(gòu)，利用當(dāng)今物流配送便利優(yōu)勢(shì)，也將分門(mén)別類采取框架招標(biāo)方式，減少采購(gòu)人員日常頻繁發(fā)生的詢比價(jià)工作量，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)人員徇私舞弊概率。

 三、結(jié)論

 每一家公司都有適合自己發(fā)展的管理模式，古人云：“南橘北枳”，認(rèn)真汲取其精華，學(xué)習(xí)其中要點(diǎn)，哪怕只是借鑒某一點(diǎn)，也是重要的。沒(méi)有最好的管理，只有適合的管理，管理本身也是千差萬(wàn)別，別具一格。所謂合適才好，并非一好百好。

來(lái)源：招標(biāo)采購(gòu)管理